Was sind hybride Veranstaltungen?
Die Auswirkungen der technologischen Innovationen und der Pandemie machen sich in der Art und Weise bemerkbar, wie wir Meetings und Veranstaltungen durchführen. Im Jahr 2020 standen virtuelle Veranstaltungen im Mittelpunkt des Interesses. Man fühlte sich schnell wohl in digitalen Räumen. Das war der Auslöser für die Nachfrage nach hybriden Veranstaltungen in den folgenden Jahren. Hybride Veranstaltungen sind heute ein ein Trend der sich wegen seiner Vorteile weiter ausbreiten wird. Die Teilnehmer können nun wählen, wie sie an Meetings oder Veranstaltungen teilnehmen möchten, ob persönlich oder virtuell. Was hybride Veranstaltungen genau ausmacht und die besten Strategien dazu finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden, mit weiteren spannenden Event Tipps am Ende von der Beeftea Eventagentur.
Hybride Veranstaltungen sind Seminare, Messen, Karrieremessen, Konferenzen oder andere Veranstaltungen, bei denen persönliche und virtuelle Elemente miteinander kombiniert werden. Sie werden im Voraus geplant und ermöglichen es den Teilnehmern, die aus der Ferne oder vor Ort anwesend sind, miteinander zu interagieren und sich auszutauschen. Zwei unterschiedliche Zielgruppen können an einer Veranstaltung teilnehmen. Hybride Veranstaltungen sind keine neue Idee. Sportspiele, Esport und Preisverleihungen sind ein gutes Beispiel für hybride Veranstaltungen. Sie ermöglichen es Personen mit ähnlichen Interessen und Zielen, sich zu vernetzen, zu lernen und Daten auszutauschen. Dies macht es schwieriger, hybride Veranstaltungen zu definieren; daher haben die Veranstaltungsplaner die volle Kontrolle über ihre Planung und Durchführung.
Hybride Veranstaltungen vs. Live Events
Persönliche und hybride Veranstaltungen unterscheiden sich dadurch, dass Live- oder persönliche Veranstaltungen an Orten stattfinden, an denen alle Teilnehmer physisch anwesend sind. Hybride Veranstaltungen hingegen sind eine Mischung aus persönlichen und virtuellen Veranstaltungen. Bei persönlichen Veranstaltungen können die Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht kommunizieren und Kontakte knüpfen. Außerdem können die Produkte und Dienstleistungen der Aussteller von allen Teilnehmern, die vor Ort sind, gesehen und bewertet werden. Dies gibt ihnen auch die Möglichkeit, sofortiges Feedback zu geben. Es bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, Beziehungen zu Branchenexperten aufzubauen und an Live-Seminaren teilzunehmen.
Hybride Veranstaltungen hingegen bieten den Teilnehmern mehr Flexibilität, da sie entweder physisch oder virtuell teilnehmen können. Da einige Aspekte der Veranstaltung virtuell sind, können Unternehmen hochkarätige Redner anfordern, die aus der Ferne auftreten. Darüber hinaus ermöglichen hybride Veranstaltungen den Teilnehmern, sich mit Teilnehmern aus der ganzen Welt zu vernetzen, nicht nur mit denen, die sich am physischen Standort befinden.
Wenn Sie überlegen, ob Sie eine hybride oder rein digitale Veranstaltung organisieren wollen, sollten Sie Ihre Ziele bedenken und Ihre verfügbaren Ressourcen und den Zeitrahmen realistisch einschätzen.
Die Gestaltung einer fesselnden, teilnehmerzentrierten hybriden Veranstaltung erfordert in der Regel mehr Aufwand und Budget als eine rein digitale Veranstaltung. Wenn Sie sich für ein hybrides Format entscheiden, verpflichten Sie sich, zwei unterschiedliche Veranstaltungen (persönlich und virtuell) zu organisieren, die zu einem kohärenten, einheitlichen Erlebnis für Ihr Publikum verschmelzen. Gleichzeitig erhöht es aber auch die Chancen für ein erfolgreiches Event mit einer erhöhten Reichweiter durch die Kombination.
Es ist wichtig, die Bedürfnisse der virtuellen Teilnehmer nicht zu unterschätzen. Nachdem sie eine Reihe innovativer digitaler Veranstaltungen erlebt haben, erwarten die Teilnehmer nun ein gewisses Maß an Einfallsreichtum bei der Bereitstellung von Inhalten und einen hohen Qualitätsstandard bei rein virtuellen Interaktionsmöglichkeiten. Virtuelle Teilnehmer werden sich nicht damit zufrieden geben, lediglich auf vorab aufgezeichnetes Material zuzugreifen, sondern sie werden ähnliche Vorteile wie die Teilnehmer vor Ort suchen.
Wenn Ihr primäres Ziel darin besteht, Ihr Publikum zu erweitern, sollten Sie überlegen, ob Sie im Laufe des Jahres mehrere rein digitale Veranstaltungen anbieten. Auf diese Weise können Sie von den Vorteilen rein digitaler Veranstaltungen profitieren (größere Reichweite, kürzere Planungszeit, geringere Kosten, größere Nachhaltigkeit, Einbindung des Publikums, bessere Datenauswertung usw.), ohne zusätzliche Ressourcen für ein hybrides Projekt bereitzustellen.
Hybride Events vs Virtuelle Events
Würden virtuelle und persönliche Veranstaltungen auf einem Spektrum stehen, so lägen hybride Veranstaltungen genau in der Mitte. Hybride Events bieten Flexibilität und Bequemlichkeit, die es den Organisatoren ermöglichen, die Wirkung der Veranstaltung überall auf der Welt auszuweiten. Hybride Veranstaltungen bringen große Vorteile mit sich und sind daher eine großartige Methode zur Kostenreduzierung für Veranstalter und Teilnehmer gleichermaßen.
Wie sieht eine hybride Veranstaltung aus?
Eine hybride Veranstaltung kann viele Formen annehmen und vielen verschiedenen organisatorischen Zielen dienen. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der beliebtesten hybriden Veranstaltungsformate vor.
Beispiele für hybride Veranstaltungen
1. Konferenzen
Hybride Konferenzen sind eine fantastische Mischung aus realen und digitalen Konferenzen. Hybride Konferenzen ermöglichen es sowohl den realen als auch den Online-Teilnehmern, sich zu treffen, von renommierten Rednern zu lernen und an Podiumsdiskussionen teilzunehmen. Virtuelle Teilnehmer können unter Umständen nur an einigen wenigen Live-Vorträgen und Diskussionsrunden teilnehmen, während online Breakout-Bereiche zum Networking zur Verfügung stehen. Hybride Konferenzen erfordern eine Reihe von Tools, um ihren Erfolg zu gewährleisten. Sie müssen virtuelle Veranstaltungssoftware verwenden, um die Konferenz online zu übertragen und live zu senden. Sowohl virtuelle als auch Management Programme sind für hybride Konferenzen unerlässlich. Eine gute Option für hybride Konferenzen wäre eine Kombination aus virtueller und Verwaltungssoftware.
2. Hybride Präsentationen
Eine hybride Präsentation ist eine nahtlose Integration von physischen und virtuellen Elementen. Hybride Präsentationen bieten den Zuhörern, die den Vortragenden zuhören, mit Online- und Offline-Teilnehmern in Kontakt treten und an zahlreichen Aktivitäten teilnehmen können, ein interessanteres Erlebnis. Hybride Präsentationen werden sowohl virtuell als auch persönlich besucht, so dass Moderatoren und Redner Informationen austauschen können. Das Live Publikum kann jederzeit an Live-Umfragen teilnehmen, Visitenkarten austauschen und vieles mehr, während es am Ort anwesend ist. Personen, die nicht persönlich teilnehmen können, können dasselbe virtuell tun.
3. Ausstellungen
Mit hybriden Ausstellungen können Organisationen wie Museen und Kunstgalerien Menschen auf der ganzen Welt informieren und Ihr globales Publikum erweitern. Sie können ihre Arbeit, aber auch feierliche Anlässe und Ausstellungen an einem physischen Ort präsentieren, der über das Internet für jedermann zugänglich ist. Hybride Ausstellungen sind auch für gemeinnützige Organisationen und Schulen die ihre Arbeit zeigen wollen von Vorteil.
Auch für die Aussteller haben sich die Dinge stark verändert. Da hybride Veranstaltungen die Zukunft sind, müssen die Aussteller jetzt die virtuelle und die physische Welt miteinander verbinden.
Hybride Ausstellungen können die perfekte Kombination aus Flexibilität, Portabilität, innovativem Design und ein Veranstaltung mit zwei Erlebnissen bieten.
4. Fachmessen
Da das Messegeschäft nach dem Ausbruch der Corona-Krise gelitten hat, haben sich hybride Messen etabliert. Diejenigen, die aus terminlichen, finanziellen oder anderen Gründen nicht teilnehmen können, können dies nun problemlos online tun. Der Schwerpunkt hybrider Messen sollte darauf liegen, Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren, die Teilnehmern die Möglichkeit geben, neue Produkte zu finden und Leads von Unternehmensvertretern sowohl persönlich als auch virtuell zu sammeln. Verkäufer können mit den Besuchern interagieren und neue Geschäfte generieren, indem sie Produktlisten, Bestellformulare und Live-Chats einbinden.
Vorteile von Hybrid-Events
Eine Veranstaltung – zwei Erlebnisse
Ein Hybrid-Event ist eine Veranstaltung, die zwei unterschiedliche Erlebnisse für völlig unterschiedliche Zielgruppen bietet. Virtuelles und persönliches Publikum können von einer Vielzahl von Vorteilen profitieren, da sie das Beste aus beiden Welten bieten können. Soziale Interaktion, Zugang zu virtuellen Plattformen, Spiele und Aktivitäten sowie Möglichkeiten zum gegenseitigen Kennenlernen sind nur einige der Vorteile, die sie genießen können.
Erhöhung der Teilnehmerzahl
In dem Bestreben, möglichst viele Menschen zu erreichen, können die Teilnehmer je nach ihren Vorlieben virtuell oder persönlich teilnehmen. Diese Methode kann die Teilnehmerzahl erheblich steigern. Obwohl die Zahl der virtuellen Teilnehmer an einer persönlichen Veranstaltung nicht begrenzt ist, gibt es keine Beschränkung für virtuelle Teilnehmer. Diese Methode kann denjenigen, die nicht in der Lage sind, an einem Ort zu erscheinen, helfen, sich online anzumelden. Auf diese Weise können Sie die Kapazität Ihrer Veranstaltung maximieren.
Messbare Ergebnisse
Mit Technologien für hybride Veranstaltungen können Teilnehmer vor Ort und aus der Ferne durch Umfragen, Fragebögen und Erhebungen Feedback geben. Es ist möglich, wertvolle Daten und Erkenntnisse von Präsenz- und Fernteilnehmern zu sammeln. Mit Hilfe von Veranstaltungszielen und Analyselösungen können tiefgreifende datengestützte Erkenntnisse gewonnen werden. Durch das Feedback können die Organisatoren das Verhalten der Teilnehmer besser verstehen. Auf der Grundlage dieses Feedbacks können die Organisatoren oder Gastgeber ihre Veranstaltungen von Zeit zu Zeit verbessern.
Sponsoren erfreuen
Eine hybride Veranstaltung ermöglicht eine große Publikumsreichweite, wovon auch die Sponsoren profitieren. Die Sponsoren erhalten zusätzliche Aufmerksamkeit für ihre Marke auf zwei Plattformen, die für sie beide von Vorteil sind. Darüber hinaus können Sponsoren virtuelle Messestände einrichten und so Präsentationen per Videokonferenz halten. Darüber hinaus sind die Sponsoren an dem digitalen Aspekt der Veranstaltung interessiert, bei dem sie für ihre Marke werben und sie vermarkten können
Fragen und Antworten
Was sind die zentralen Vorteile hybrider Veranstaltungen?
Hybride Veranstaltungen kombinieren Präsenz- und Online-Events und bieten Veranstaltern und Teilnehmern eine Vielzahl von Vorteilen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:
- Höhere Reichweite: Veranstalter können eine größere Zielgruppe ansprechen und mehr Teilnehmer erreichen, indem sie digitale und physische Präsenzen kombinieren.
- Bessere Planungssicherheit: Der digitale Teil kann Raumkapazitätsbeschränkungen oder andere unvorhergesehene Ereignisse kompensieren.
- Kosteneinsparungen: Durch weniger physische Anforderungen können Kosten für Raum, Verpflegung und Reise eingespart werden.
- Nachhaltigkeit: Der CO2-Fußabdruck der Veranstaltung wird durch die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme verringert.
- Internationale Teilnahme: Hybride Events ermöglichen es, ohne Reiseaufwand Redner und Teilnehmer aus der ganzen Welt einzubeziehen.
- Datensammlung: Digitale Event-Tools bieten vielfältige Möglichkeiten zur Erfassung und Analyse von Teilnehmerdaten.
Wie finde ich die richtige Technologie für mein hybrides Event?
Die Auswahl ist entscheidend für den Erfolg. Achten Sie z.B. auf folgende Aspekte:
Stabile Internetverbindung: Stellen Sie sicher, dass eine stabile Verbindung gewährleistet ist. Um einen Totalausfall zu vermeiden, sollte eine alternative zweite Verbindung zur Verfügung stehen.
Hochwertige Audio- und Videoqualität: Investieren Sie in erstklassige Kameras, Mikrofone und Beleuchtung für eine optimale Präsentation.
Passende Eventplattform: Wählen Sie eine Veranstaltungsplattform, die benutzerfreundlich ist und alle erforderlichen Funktionen für Ihr Event bietet. Bekannte Plattformen sind unter anderem spotme.com und stova.io die zahlreiche Funktionen anbieten.
Wie messe ich den Erfolg?
Die Erfolgsmessung kann durch verschiedene Metriken erfolgen:
Teilnehmerzahlen: Messen und vergleichen Sie die Anzahl der Anwesenden vor Ort und online. Die Online Messung erfolgt über das genutzte Event Tool oder kann mit DSVGO-konforme Analytics Tools wie Matomo gemessen werden.
Interaktion und Engagement: Überwachen und analysieren Sie die Aktivität in Live-Chats und Q&A-Sessions.
Feedback der Teilnehmer: Sammeln Sie Rückmeldungen von Teilnehmern und werten Sie diese aus, um Verbesserungen für zukünftige Events zu identifizieren.
Konversionsraten: Wie viele Leads oder Verkäufe wurden durch das Event generiert? Cookies oder Tracking-URLs können für die Rückverfolgung von Konversionsraten genutzt werden. Eine ausführliche Anleitung dazu mit Matomo ist hier zu finden.
Wie fördere ich Networking-Möglichkeiten?
Sie sollten sowohl für persönliche als auch für Online-Teilnehmer passende Möglichkeiten für einen Austausch schaffen:
Networking-Pausen: Planen Sie Zeiten für Teilnehmer, um sich auszutauschen.
Virtuelle Räume: Erstellen Sie kleinere Diskussionsräume, eventuell nach Unterthemen sortiert.
Gamification: Nutzen Sie Spielelemente oder Wettbewerbe, um die Interaktion zu steigern.
Digitale Tools: Stellen Sie Tools bereit, um Kontakte zu knüpfen und Informationen auszutauschen, wie z.B. Benutzerprofile.
Wie sorge ich für eine einheitliche Erfahrung bei hybriden Events?
1 Anpassung der Inhalte und Präsentationen für Teilnehmer sowohl vor Ort als auch online. Da bei einer lokalen Veranstaltung häufig ein sehr großes Display verwendet wird, müssen Präsentationen beispielsweise in einer neuen Größe erstellt werden, die besser in die Umgebung passt.
2. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer Zugang zu Informationen, Networking-Möglichkeiten und interaktiven Elementen haben.
3. Helfen Sie Ihren Moderatoren und Referenten, sowohl Online- als auch Live-Teilnehmer anzusprechen.
4. Kommunizieren Sie klar und konsistent mit allen Teilnehmern, um sicherzustellen, dass sie wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie am besten von der Veranstaltung profitieren können.
Wie kann ich die Skalierbarkeit meines hybriden Events gewährleisten?
Die Skalierbarkeit eines hybriden Events hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Technologie, Inhalt und Logistik. Hier sind einige Schritte, um die Skalierbarkeit zu gewährleisten:
- Robuste Technologieauswahl: Stellen Sie sicher, dass Sie Plattformen und Tools verwenden, die eine große Anzahl von Teilnehmern gleichzeitig unterstützen können, ohne technische Probleme zu verursachen.
- Modulares Inhalt-Design: Inhalte sollten so gestaltet sein, dass sie leicht erweitert oder reduziert werden können, je nachdem, wie viele Teilnehmer erwartet werden.
- Elastische Infrastruktur: Verwenden Sie Cloud-Dienste oder Server, die je nach Bedarf skaliert werden können, um Lastspitzen zu bewältigen.
- Effiziente Registrierungs- und Check-in-Systeme: Diese sollten in der Lage sein, eine wachsende Anzahl von Teilnehmern zu verarbeiten, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Flexibilität bei der Standortauswahl: Wenn Sie einen physischen Standort haben, wählen Sie einen, der flexibel in Bezug auf die Kapazität ist.
Wie kann ich die Teilnehmerzahl bei meinem hybriden Event erhöhen?
Um die Teilnehmerzahl bei einem hybriden Event zu erhöhen, sind verschiedene Marketing- und Engagement-Strategien erforderlich:
1. Zielgerichtetes Marketing: Nutzen Sie soziale Medien, Suchmaschinenwerbung, E-Mail-Marketing und andere Online-Marketingkanäle, um potenzielle Teilnehmer gezielt anzusprechen.
2. Wertvolle Inhalte: Bieten Sie Ihre Zielgruppe hochwertige Sprecher, Workshops oder andere Veranstaltungen an.
3. Interaktive Features: Wie bereits erwähnt, können interaktive Tools die Beteiligung erhöhen und mehr Teilnehmer anziehen.
4.Empfehlungsprogramme: Ermutigen Sie diejenigen, die bereits teilnehmen, Freunde oder Kollegen zu kommen.
5. Flexible Preisgestaltung: Um mehr Anmeldungen zu erhalten, überlegen Sie, Rabatte oder Gruppenpreise anzubieten.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Leitfaden für hybride Events:
- Jeder kann eine hybride Veranstaltung ausrichten.
- Es gibt verschiedene Arten von hybriden Veranstaltungen wie Konferenzen, Jobmessen, hybride Präsentationen, virtuelle Messen und mehr. Es ist von größter Bedeutung, den Teilnehmern ein ähnliches Veranstaltungserlebnis zu bieten.
- Hybride Veranstaltungen kosten weniger als physische Veranstaltungen und garantieren einen höheren ROI.
- Je gezielter der Inhalt, desto besser.
- Hybrides Eventmarketing wird Wunder für Ihre Veranstaltung bewirken.
- Es ist wichtig, gemeinsame Veranstaltungserfahrungen mit der richtigen Vernetzung zu kultivieren.
- Sie können die Event-Erfahrung durch das erhöhte Engagement steigern.
Weitere Links
- Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen – BMUV
- Nachhaltige Veranstaltungen – Umweltbundesamt
- Leitfaden der Bundesregierung für nachhaltige Veranstaltungen
